金蝶OA协同办公

 

 

概述

 

 

（一）需求背景

信息网络的飞速发展和管理信息化系统的深入应用，使企事业单位和政府部门不再满足单纯的数据输入和统计分析应用，计算机支持的协同工作CSCW（Computer Supported Cooperative Work），即协同软件，以其投资少、见效快、应用广泛等特点，逐步成为信息系统的核心和基础，成为日常使用频率最高的管理软件之一。基于信息网络的行政审批、知识文档共享、电子邮件和即时通讯、内部信息共享和交流社区，已经成为日常办公中不可缺少的主流信息化应用。

 

（二）市场定位

金蝶“OA”是为了顺应协同软件的发展潮流，汇集金蝶众多专家对信息化应用的理解，推出的一款“快速实施、快速应用”的协同办公自动化OA软件。金蝶“OA”从组织行为学出发，以基于信息网络技术的管理软件为依托，严格检测、监督单位内部人员日常行为与管理制度的符合度，以提升日常办公效率和管理执行力。

 

（三）产品理念

 

金蝶“OA”基于标准的协同软件理论模型，将“人员、流程、知识”三大核心管理要素有效协同，以信息门户的方式达成人员之间的信息交互，将流程与知识紧密交融。金蝶“OA”是同档次的主流协同OA软件中，唯一具有专业业务流程管理BPM和专业知识管理KM的专业化协同软件，能够结合图形化流程管理，管理“知识”的产生、储存、传递、应用各个环节，实现公文、公告、新闻、个人经验等知识，与流程相结合的全周期管理。

  

 

金蝶“办公宝”采用的德国Fraunhofer(弗朗霍夫协会)流程导向知识管理模型

 

 

功能

功能模块结构图

 

（一）办公门户

日程管理：编写、共享、查看个人工作计划、工作日志，提供图形化日程视图功能，辅助时间管理；

电子考勤：电子签到、签退等功能，提供基于信息网络的电子考勤应用；

网络硬盘：以网络硬盘共享的方式，结合目录权限，实现基于文件服务器的文件共享管理；

公    告：与组织权限紧密结合的单位或者部门公告管理，也可发布个人公告，支持流程转公告；

讨    论：内部工作讨论交流社区，可任意设置讨论版块，与部门权限紧密集成；

投    票：通过信息网络收集表决意见的功能，可支持投票意见的单选或多选；

意见反馈：广开言路、收集意见的功能，支持匿名方式反馈意见；

值班安排：依据时间阶段和部门设置，将值班信息显示在信息门户中；

消息提醒：依据时间阶段和部门设置，对生日、重要工作事项等显示在信息门户中；

在线用户：即时查看在线的用户信息，包括登录时间、最后一次访问时间、IP地址等信息；

快速启动：在桌面设置可快速启动的快捷链接，便于信息集中，支持本窗口和新窗口启动。

 

（二）邮件通讯

电子邮件：电子邮件的收、发、存管理，可自定义信箱，支持多邮址，邮件可转入知识管理；

即时通讯：纯WEB化的即时通讯管理，实现客户端零安装方式下的即时通讯管理；

内部通讯录：部门人员的通讯录管理，可即时发送手机短信和电子邮件，可设置内部通讯组；

联络人名片夹：以名片夹的方式记录单位外部联络人员的信息，支持名片夹信息共享；

手机短信：提供手机短信的接口，具有网关接入和短信硬件设备接入两种方式发送短信。

 

（三）知识管理

1. 个人知识

个人文档库：每个用户可单独管理自己的个人文档库，个人文档库中的隐性知识可转为公共知识；

知识检索：按标题、主题、内容、时间，检索个人知识和公共知识，提供预置的快捷检索方案；

知识评价与互动：可以互动地对共享给自己的知识回复和评分，依据这些活动进行知识自动推荐；

知识报表：对他人阅读本人共享的知识进行跟踪，并以报表的方式展现被阅详情；

 

1. 公共知识

电子期刊：以知识文档共享的方式，制作和发布电子期刊，可采用多维知识功能以保障内容唯一性；

单位文库：建立本单位的文库，并对文库的阅读情况予以跟踪和分析；

普通档案库：便捷地管理共享权限的普通档案库，支持从流程中转入公文、请示汇报等档案；

普通会议资料：管理手工建立的会议资料，和流程转入的会议召集申请、审批、会议精神传达等资料；

知识地图：除了可以通过“内容链接”的文档方式建立知识地图，还可支持自动编制分类知识概览图。

 

（四）签报任务管理

1. 签报任务流转

普通公文流转：以签报的方式进行公文的流转管理，内置Web-office接口以实现套红、签章等功能；

普通会议流转：以签报的方式进行会议的流转管理，支持会议召集审批、会议资料转知识库等功能；

其他签报申请审批：各类申请审批管理，包括：借款、报销、加班、出差、外出、合同、请假等。

 

1. 建模及管理工具

签报任务模版管理：制定公文等各类签报任务模版，支持HTML模版和微软、金山等高级编辑模版；

图形工作流设置：专业的图形化工作流设置工具，用画板的方式实现复杂工作流的设置；

流程图形监控：以图形的方式，及时监控运行中的流程，以及查看流程的详细信息；

历史信息管理：对已经运行完的流程信息进行管理，可以自动将这些信息转为公告、规章制度。

 

 

（五）信息共享管理

信息采集：以快捷链接的方式将其他系统的页面信息采集到本系统，以实现信息门户整合应用；

数据采集：从财务、ERP、CRM、HR等系统中抽取数据，以实现WEB报表，和深入的集成应用功能；

规章制度：支持单位、部门规章制度的统一管理、按人员权限分别显示，支持规章制度的版本管理；

新闻中心：依据组织部门权限，分别查看单位、部门的新闻，可设定多种新闻类型；

出行参考及邮政信息：管理与自己工作场所相关的车船、飞机信息，以及分支机构、客户的邮政信息。

 

（六）控制面板及个人设置

内嵌式电子签名：与本软件系统无缝集成的电子签名功能，以加强流程审批等应用的安全性；

Web-office设置：将微软、金山等OFFICE软件的支持IE浏览器应用，提供印章、套红、手写等功能；

其他系统及个人设置：单位、部门、角色、个人参数设置，知识分类、流程委托、页面风格等设置。

 

（七）可选配插件

内嵌式电子签名：增强应用操作的安全性，可将加密文件存储在U盘，以实现USB KEY的应用方式；

项目协作区管理：通过建立协作区的方式，以项目为关键识别信息，将管理内容和工作讨论集中管理；

WEBOFFICE基础插件：在IE中对OFFCIE各格式文档的调用、编辑，支持笔迹留痕、版本保留等；

WEBOFFICE高级插件：WEBOFFIEC普通版所有功能、增加手写签名、全文批注、电子印章

 

 

应用

主要适用于企事业单位和政府社团的办公自动化、行政审批、业务流程管理、内部沟通交流。

主要适用的行业包括：

行政事业：各级、各类职能厅局，科学、技术、文化、教育、卫生、体育等事业单位

政府社团：省市县乡各级政府、各级党团组织、各级各类社团和行业协会

企业集团：跨行业的大型企业集团和综合性单位

能源：各类电力、供水、矿产、石油、采掘、冶炼等企业单位

制造：各类化工、机械、服装、医药、电子、五金等生产企业单位

商贸：各类批发、零售、贸易等商业企业单位

服务：金融、证券、电信、交通、各类事务所、酒店、咨询等企业单位

高科技：网络、计算机、电子商务、生命科学等企业单位

 

 

 

特点

1. 核心突出。提供办公自动化中最具核心价值的知识管理KM、业务流程管理BPM等应用功能；
2. 技术先进。稳定的JAVA技术开发，预置了可快速布署的RISUN服务器，支持应用广泛的SQL SERVER；
3. 简便易用。功能简捷、易学易用，一天内掌握全部功能，可在线自动升级维护，即装即用、快速实施；
4. 界面友好。矩阵式菜单排列方式，提供日程视图管理，丰富的个性化定义功能，支持语音、手机等提醒；
5. 适应广泛。采用“通用功能+个性模版”的应用思路，使得通用功能满足不同行业不同规模的用户需求；
6. 平滑升级。可以在不更换数据、不更换应用程序的前提下，平滑升级到更高的版本，支持增强功能插件。

 

 

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