医药批发管理系统

创智科技  医药批发软件 白皮书

 

目  录
第一章 DRMS医药批发解决方案总体说明 3
1. 总体目标 3
2. 功能简介 3
第二章 DRMS医药资源管理决策系统优势 5
1. 技术优势 5
2. DRMS产品优势 5
3. 管理优势 6
4. 服务优势 6
第三章 DRMS医药资源管理决策系统功能简介 6
1. 基本信息 7
2. 质量管理 7
3. 商品管理 9
4. 采购管理 9
5. 储运管理 11
6. 批发作业 13
7. 财务管理 14
8. 决策支持 14
第四章 系统实施方案 16
1. 前期调研分析 16
2. 实施计划制订 16
3. 系统实施及培训（第一阶段） 16
4. 作业提升&管理进阶（第二阶段） 16
5. 自动化作业&决策分析（第三阶段） 17
第五章 售后服务方案 17
1. 知识转移、专业培训 17
2. 跟踪服务 17
3. 一年内免费服务 17
4. 客户功能需求 17
5. 出保维护 17
6. 免费服务内容 18
第六章 系统软硬件需求 19
1. 软硬件需求 19
第七章 系统测试方案 20
1. 库存准确性 20
2. 单据数据的正确性 21
3. 财务进销存、成本毛利分析 21
4. 存量政策及采配作业的实际流程 21
5. 决策支持数据的正确性 21
6. 与外设接口（智能设备驱动） 21
7. 提交文档 22
8. 培训题纲 22

 

第一章  DRMS医药批发解决方案总体说明
DRMS System Presentation
1. 总体目标
医药流通是商业流通的重要组成部分，随着我国成功加入WTO，医药分开、GSP认证等一系列内外部环境的变化，市场格局也发生了深刻变化；医药流通渠道日趋扁平化，正朝着规范化、规模化、信息化发展。

DRMS系统通过现代信息技术，协助经营者克服经营过程中的时空障碍，使各种经营信息得到及时准确的集散和处理，DRMS不仅为企业提供优秀的业务解决方案，而且为业绩考核以及经营决策提供了量化可靠的依据，使企业规模经营和统一管理成为可能。

DRMS融合了国际上最先进的销售管理思想，同时整合分析国内多家知名医药流通企业的成功经验，是业界公认的医药流通最佳解决方案；专业的实施队伍，权威的顾问团队，标准化的培训文档，完善的售后服务，终生产品升级，这使得DRMS系统于实施时，能在不影响企业运作的前提下，以最短的时间完成系统上线、人员培训与标准作业流程制定，让企业进入准确、高效的数字化管理。

DRMS是根据GSP  标准的要求，以快捷的物流管理为基础，对商品开发、采购、储运到销售，均可以提供全自动化或人工配合作业；DRMS不仅是一个强大的业务管理系统，她同时还提供强大的决策支持分析，使企业通过对经营数据的全面分析，及时调整指标以随时适应新的商业环境。系统提供的更高效率、更智能化的决策将帮助您的企业扩张市场份额、优化操作流程、降低运营成本、提升利润空间，在激烈的商业竞争中立于不败之地。
2. 功能简介
? 基本信息：对系统各类信息进行编码工作，便于将来的决策统计分析，包括小类信息、员工资料、公司机构、客户资料等
? 质量管理：结合GSP要求，对仓库及商品流转环节进行质量管理跟踪，从而对全公司商品品质进行便利有效的控制。
? 商品管理：对商品品类和存量策略进行科学设定，为仓库管理、门店自动补货及自动合理采购提供依据；通过对商品各分类SKU数和毛利的上下限控制，为企业优化商品结构，控制经营风险提供帮助。
? 采购系统：对全公司、仓库及门店存量进行及时掌控，结合商品的存量政策和对历史销售趋势的分析，制定科学采购策略，并配以自动采购作业。对采购的全过程进行跟踪，为供应交期等级、采购员业绩的考核与评估提供量化依据。
? 储运系统：本子系统用于配送中心进行全面进出库与内部流转管理，以及相关的自动化作业与外设的无缝连结。包括商品入库、商品出库、商品异动处理、仓库盘点、库存统计分析等模块，还包含车辆管理和行车路线安排等。
? 批发销售：本子系统用于进行批发销售，能进行价格策略，业务员、客户信用额度控制 ，同时可以对业务员客户进行各种角度的评比分析，使企业能进行量化考核，从而提高业务员积极性，加快回款，降低企业经营风险。
? 财务管理：一方面从单据流转的角度，生成财务分类账，供财务系统引用；另一方面，对实际的应收应付账款进行明细管理，大大降低财务作业成本。
? 决策支持：提供经营管理分析报表，在收益性、安全性、成长性、效率性等各方面提供决策支持，并引入多种量化考核指标（ABC分析、项献度、交叉比率等结构性参数），从而为企业制订正确的营销策略，提供量化依据。
? 日结通讯：每日营业结束后进行日结作业,将数据进行分类汇总，并对各类关键业务数据进行数据挖掘，充分利用硬件资源，提供决策层、管理层及业务层所需的所有报表。与门店进行各类数据的收发，并提供与其它系统如财务、银行及电子商务服务提供商的接口。
? 权限管理：系统的安全性是信息系统的重要环节，DRMS提供专业权限管理系统，信息管理人员可以方便地将系统的指定功能权限进行分配与取消，对每一个作业功能，均可以分配其“增加”，“删除”，“查询”与“打印”等7种权限

 

 

 

第二章  DRMS医药资源管理决策系统优势
 大型医药信息管理决策系统DRMS，是苏州创智科技有限公司多年来于医药流通业探索之经验沉淀，集多家软件公司产品之优点，并与行业先锋-海王星辰等众多医药零售、批发公司共同致力于行业标准化的研究，整合各类商业模式与一体，充分体现医药流通行业特点，形成的一套完整解决方案。DRMS与同类产品进行比较，具有具有以下一些优势。
1. 技术优势
? 系统安全性
DRMS系统功能上确保总部与各分支机构数据响应的速度及时可靠，保证物流作业业务的正常，采用具有容错功能，实时数据多级备份，确保系统安全可靠。
? 操作方便性
DRMS系统支持全键盘操作，提高作业效率，查询内容从多种角度，比如：查询商品资料支持：拼音简码、中文名称、特征码、原印条码等，大大加快了查找商品的速度。并且很方便的将系统数据导出到外部文件（如EXCEL），进行个性化分析处理。
? 系统扩充性
DRMS系统在功能，数据容量和客户数量上，有很强的可扩展性，以满足企业今后业务的发展。随着电子商务的蓬勃发展，系统应能方便地扩展到B2B、B2C交易模式。
? 系统兼容性
DRMS系统具有很强的兼容性，提供财务、供应商、下级客户、电子商务、以及多种物流自动化设备的接口。
2. DRMS产品优势
? 系统专业性强
DRMS系统是专为医药流通企业定制的企业资源决策支持系统，以其业务实现为基础，策略性指导为主轴，融汇该行业的知识管理，并对物流过程的各个环节按照GSP标准进行全程监控，适用于各类大中型医药流通企业的资源管理
? 支持多级机构结构
DRMS可以支持总部、一级分公司、N级分公司、门店等公司结构（级数不限），且各级机构都可以直接挂结门店、批发、加盟店等机构；同时支持多级配送（级数不限），各级物流中心既可独立经营，又可由总部统一调度，同时还支持第三方物流。
? 作业高度智能化
DRMS在各个物流环节实现自动化作业，自动采购、自动要货、自动配货（批号、数量）、建议拣货（货位和拣货路线等）；以及库存预警、效期预警等多种预警功能。在供应链方面可以通过与网站数据同步的方式实现供应商网上查询库存及销售状况，亦可以将供应商的产品直接发布到网站上，由终端客户直接进行下订单的操作，从而减少了物流的中间环节，不再受时间及空间的限制。
? 灵活的价格策略
DRMS可以满足企业对客户的不同管理需求，可以通过制订成本加点、零售价倒扣、价格套餐、指定价格等价格策略；对客户进行信用额度、回款率、贡献度、依存度等多角度分析。
? 强大统计分析功能
DRMS不仅提供各种经营管理的报表，还具有强大的统计分析功能，为企业经营决策提供量化而可靠的依据（商品、客户、供应商、采购员、业务员等）。
3. 管理优势
? 岗位责任明确
系统功能按照部门岗位进行人员功能权限设置，不同身份，不同权限。保证每个人在自己的权限范围内行使职责，在其位而谋其职，使整个业务流程清晰，职责分明，对公司人员考核有据可依。
? 管理专业先进
创智科技潜心于国内医药流通业信息管理整体解决方案的研究，凭借对行业知识的精深理解和强大的技术力量，分析和借鉴发达国家及华人世界经济信息化的先进经验，成功开发出医药连锁资源管理决策系统，向客户提供完善的专业化服务。
? 优秀的决策支持
DRMS提供各类支持决策报表，可以满足各个业务层、管理层的管理需求。

4. 服务优势
? 终身升级
创智科技凭借技术优势和对客户的可持续发展的承诺，我们提供软件终生的升级服务，以保证客户管理的提升和产品的生命力。
? 专业化服务  
我们通过直销方式，由公司专业实施人员进行实施和培训，保证培训和实施的广度和深度，使软件真正发挥出其功能优势。

 

 

第三章  DRMS医药资源管理决策系统功能简介
Drug Resource Management System Deion

1. 基本信息
? 小类基本信息
与办公自动化及于进销存相关的最基本的信息资料维护，设立统一编码，便于将来的参照完整性。
注意：机构代码、结算方式、增值税率、退货原因等一定要设定，并且其资料应绝对准确，一旦录入后，进入使用就不能更改。机构编码：是全公司的结构分划，含所有行政上的分划（主要从指标考核的需求来看），其中一部份机构会成为总部、仓库或加盟店。
? 员工基本信息
建立全公司的员工档案信息，其中一部份员工可于权限系统中设定其为本系统的合法用户，并合理的授权。员工编号与采购员的编号是一一对应的，故员工对商品的采购是通过系统中的角色“采购员”来实现的，于采购系统初始化时请注意。
对员工角色不同，系统会于指定的地方进行应用。如财会、验货员、收货员等。
? 机构基本信息
于小类基本信息中建立行政机构分划资料后，于这里进行独立核算实体或需考核的部份进行资料的完善。可设定：配送中心、门店、加盟店、批发客户及平级的经营部。
? 通知信息
公司内部各类管理、调控、培训及通知等，可以通过电脑下传各个部门及分支机构。
2. 质量管理
? 质量审批
 质量审批流程  本系统引进工作流概念，对“首营企业”，“首营商品”，“商品拒收”，“厂商/商品黑名单”等建立审批机制。
? 商品销售管理
  特殊商品管理 对******品、一类精神药品、医疗用毒性药品建立双人核对制度，对批发客户、加盟店须检查其权限
  商品停止销售维护 对某些商品（或某批号）由于质量或其他原因下停收通知单，通知门店停止销售。
? 质量管理记录
  商品证件维护  对药品各类证件进行录入备案，包括商品批号、证件类型，并可将各证件进行扫描存档；可以随时进行查看和打印。
  商品质量档案维护  定期为某一具体商品，建立质量档案记录，以便于未来的查询与考核。建议于新商品引进时，自动建档，并于销售过程中不断采集资料完善档案内容。
  商品抽验单维护  对药品进行定期的抽验，对抽验商品进行电脑录入。其中主要包括：进货日期、有效（使用）期、批号、抽（送）检目的、抽（送）检数量、抽（送）检理由等。
  检验报告单维护  对药品抽验结果进行录入，主要包括：报告书编号、检品编号、检验依据、结  论、检验人、复核人、负责人；对各检验项目、检验标准、检验结果进行详细记录，进行备案。
  拒收商品处理维护  对供应商送货时由于各种原因拒收的商品作出处理。对由于包装破损等原因一般不合格品可以做出退厂处理，对质量不合格的商品要上报相关部门后要做出销毁处理。
  报损商品处理维护  对报损商品作出销毁处理，须详细记录销毁负责人以及销毁方式。
  效期商品预警表 根据效期（到期天数、到期时间）、进货天数、进货日期等对各批号商品的效期进行预警，以便在商品失效之前及时作出处理，同时还可以根据这些条件自动生成养护资料。
  商品质量问题报告单 根据商品质量问题报告，以便进行归档查询
  商品质量信息反馈单
  商品质量查询便函
  商品质量、质量管理征询意见书
? 日常养护
  商品定期养护设定  对一些需要定期养护的商品进行设定，以便在商品养护时自动调出，须设定该商品的养护周期（按天、或月）。
  仓库温度湿度记录  可分析超标时段及相应的处理方法；主要包括：日期、时间、储位、温度、是否超标、处理方式、处理后温度；湿度、是否超标、处理方式、处理后湿度。
  商品养护档案  按GSP要求入库三个月以上但未出货完批号的商品，或者按区域，或人工指定某一批的商品进行养护，进行定期质量养护工作。需记录每一个批号的数量、检验结果及相应的处理意见。
  库存商品养护检查记录  按GSP要求在库商品要进行定期质量养护及检查工作，原则三个月不出货商品必须要养护一次。门店与仓库均需要进行该项作业。
  注射剂澄明度检查记录  按GSP要求对注射剂澄明度进行检查记录，以确认其符合质量标准，详细记录其批号、效期、检查情况、检查结果以及处理意见，及时进行归档；对不合格或有质量问题的注射剂做出及时正确的处理。
  养护设备使用记录 按GSP要求对储藏和运输设备须进行定期养护。
? 质量投诉
  药物不良反应报告  由各机构记录客户使用药品的不良反应，并分类录入以便于存档分析；其档案内容主要包括 患者情况：患者姓名、性别、过敏史、用药原因；药物记录：货号、品名、规格、批号； 使用与反应情况：用药开始时间、反应开始时间、用法与用量；反应原因；处理措施；最后结果等。
  药品质量事故  对质量事故进行记录，对药品的批号、效期、事故原因等须进行详细备案，以便进行查询。
  药品质量投诉  对质量投诉进行记录，对药品的批号、效期、投诉原因等须进行详细备案，以便进行查询。
? 人事管理记录
  员工信息及证件档案 对员工信息及证件档案进行详细记录。
  员工培训记录档案  记录员工培训档案，保证员工技能符合岗位需求。
  从业人员健康档案  按GSP要求对从业人员进行建档，记录其病史，当前健康状况，体检的机构和医师，确保健康档案真实可靠；根据其健康状况判断其是否适合其工作岗位，确保药品的安全。
? 台账管理
包含GSP管理规定的各类台账：验收购进台账，出库复核台账，销售退货台账，收货退厂台账，下仓处理台账，商品报损台账，拒收处理台账，报损处理台账，商品养护台账，设备养护台账。

3. 商品管理
? 商品分类
商品类别资料：对商品进行科学的大、中、小三级分类，以便于管理上的需求，方便采购及查询、统计。为配合GSP要求，可设定每一小类品种应存放的位置，以确保恰当的存贮条件。
? 商品基本资料
全公司商品信息维护：对全公司经销的商品资料进行建立与维护。其中含有商品的基本信息及策略性管理数据。商品基本资料的建立是该系统的关键。主要包含以下几部份信息：基本信息、药品产地及批准文号、储运指标、采购员及供应商及相关参考价格。

? 商品结构
批发加成率设定：对本系统中包含了零售与批发的功能，对自营门店可进行配货与零售对加盟店与其它经营部可进行批发加成管理。加成率对不同客户不一，根据实际情况也可以于本功能中设定对每一客户的不同品项的加成率。
对于加盟客商的支持，可以做到对代销商品的管理。即通过设定结算方式及首批铺底付款日期。
组合包装品结构维护：对包装品建立其组合的关系，便于对组合及拆零的进一步管理。本系统中将组合与拆零功能进行了集成，同时组合品不一定是物理上的****，可以是逻辑上的组合，进行试销及效果分析。并于采购、仓储及销售各环节很好地实现了单品管理。
采购政策设定：对物流的各个环节进行策略设定，以便于高效准确的作业。
4. 采购管理
? 基本信息
采购员编号与职代：对采购员进行独立的编号，再将员工与采购员进行关联。以确保员工的异动不会对采购作业造成影响（员工资料是不可删除的）。同时可以设定于某段区间内由何人来进行职务代理。
供应商基本资料维护：对供应商进行基本信息建档，主要包含：基本数据、联系方式、账户资料、结算方式、送货时间及方式等。其中归属集团是便于统一结算用。
供应商网上查询设定：对每个供应商设定一个网上查询其库存及销售的密码，并对其进行时间的限制。
? 供应商合同管理
医药商品购销合同：其为连锁企业与供应商签定之各类采购与服务条款。该资料应作为一切交易的准则，但由于其格式的不规范性与经常变化，故不适宜信息系统对之处理。现将购销合同作业其它数据产生的依据，与日常查询用。
供应商可供商品：根据购销合同，来建立供应商可供商品资料，于这里可建立供方及我方商品号、包装规格、最小订量、采购批量、含税进价、进货税率、正常采购天数、紧急采购天数、购代销等。
采购员负责厂商及商品以及商品停止采购标注：于厂商与商品设定时，均已指定负责的采购员，用户可于该功能中调整各采购员负责的商品及供应商。
? 采购订单处理
? 自动采购：是日常采购的延伸，当系统对存量政策设定完毕，并经过人工作业磨合后，便可以由系统自动来进行采购，采购的建议，可以再回人工采购中修正与微调。
? 采购订单维护（供应商别）：也是传统的作业模式，以供应商为入口，人工输入需求订货的品项。于新版系统中会加入自动建议部份，即选择供应商后会带出其供应的所有商品及其商品于本公司的存量状况及建议采购数量。
? 采购订单维护（商品别）：从商品做入口，根据商品的重要性（销售排名）来对商品的存量进行分析，查看全公司、仓库及分部的存量，配合各类存量及销量的指标来自动建议补货数量，并根据建议方式的结果用红、黄、蓝三种颜色来进行标识；红色是可用量低于安全存量，需要进行紧急补货，黄色表明总体库存超量，要进行存量分布调整，蓝色表明低于正常补货点，需要进行正常采购流程。
? 主管核可订单：本系统采用相对量价分开（营采分离）的方法，采购员负责从合同角度选择供应商，根所存量来决定采购数量；采购订单生成完毕后，应交由部门的负责人进行量价的进一步审核。主要从存销比、毛利（采购成本价）及采购价格变化来决定采购的合理性。
? 采购订单发出：主管核可后的订单，通过该功能标注其已发出，增加系统的待收量(订购在途量)。
? 订单数据综合查询：从多种角度查询满足条件的订单，显示订单的进度。
? 供应商/采购员评比
对供应商的交货等级进行量化评比，同时对采购员负责商品采购的结果进行多方面的考查。
供应商采购/销售金额表：供应商累计采购额及供应商品的销售状况进行分析。
依存度分析：分析我方采购供应商货品占供应商年销售额的比例，以及供应商供应我方货品金额占我方年销售额的比例。一般来讲依存度是决定双方采购谈判价格以及促销配合等的主要依据。
供应商（商品）黑名单：对信息与品质的供应商或供应商供应的部份商品进行黑名单管理，以加强采购的品质。
供应商综合评比表：对采购的全过程进行供应商配合情况分析，这里主要从订单是否交货、交货量及品项数进行分析。过程包括：订货、交货、合格、退货、准时，分析指标为：采购次数、采购品项、采购数量、成本额及零售额的数量及占比情况。
采购员综合评比表：类同供应商综合评比表。
采购订单缺货表：统计指定供应商历史供货不足情况，亦可以统计指定类别的商品于指定区间内的缺货情况。
采购延迟下单表：统计每一张订单，实际交货日期（收验日期）与应交货日期之间的差异。
5. 储运管理
? 仓储规划及行车路线设定
仓（区）位资料维护：设定仓库的大的分区，基本设定有二个：正品区与待处理区。正品区内的商品是可以直接使用，待处理区内的商品是可能有问题的，经人工确认后可以转正品或其它，如报废、报损、自用、赠送及退供应商处理等。
货架编码资料维护：设定每一个仓储最小存贮空间的属性，是否加锁、存放空间及长  宽高及承重的情况。
商品仓储区位设定：根据商品贮存条件，指定某些商品只能存放于某些货架。这于商品的上下仓作业时会自动检核其正确性。可根据预设的规律，辅助自动生成存放储位建议。
? 进货处理
应进货资料查询：查询一段时间内那些供应商、订单或商品会到货，以便及时地安排仓位及人力。
收验单打印：为可选项，指供应商较多时，供应商投单后电脑处理进行收验单的打印。可生成GSP要求的，验收记录及购进记录。
收验单登录：选择采购订单后，直接进行验收数据的录入。无订单收货时，请采购部先补订单。验收录入时，验收不合部份请填写不合格品表；合格品种要输入制造日期或有效期限，及上仓的仓位号码。
收验单审核：对收验的结果进行确认，这里会对机构的存量进行增加。
收验单查询，入库单查询、打印：从多种角度提供作业人员对异动进行检查。对验收入库的汇总与明细查询，入库与错误更正单的关系。特别要提出的是，本系统可与外部智能设备做良好的配合，于仓库管理中，可每日对仓库中有异动发生的地方进行手持盘点机局部盘点。
? 退厂登录
收货不合退厂：交收验不合（拒收报告单）中的商品，该部份不影响到仓库的实际库存，直接退还给厂商。
预警商品登录：效期商品预警表，录入该部份数据后，通过数据通讯到门店，供每个门店进行针对性的商品效期检查，减少不必要的损耗。
? 其它异动处理
商品下仓处理：仓库分划时，分正品区与待处理区，正品区中有问题的部份商品通过下仓处理（包含门店退库部份），将该部队商品转到待处理区，锁定该部份商品的进出货作业。对其进行处理分析，有四种处理方式：1转正品继续销售，2公司自用处理，3赠送，4：退回供应商，5：报废。
错误更正单作业：对各类单证作业必然会出现人为或原始信息的错误。如采用反向做单的方式，作业人员工作量大，且将来对账麻烦。本系统提供了财务红冲的概念，可对原始单据中的指定商品进行红冲作业。并于对账时进行错误更正列表。
? 盘点作业
盘店计划制订：制订盘点计划，可以进行全盘或局部盘点。
盘点数据录入与修改：盘点时要盘点商品存放的位置、生产批号。
盘点差异分析表：可统计整体差异，亦可单独分析正品区与待处理区的差异情况。
盘点量认可：对所有机构进行盘点量认可，认可后的盘点数据才可以进行盘点差异调整。本系统盘点采用可局部复盘的方法，故于盘点认列时，对一次盘点中的不同盘点日期需要进行单品盘点量确认。
盘点量账务调整：盘点认列完成后，便可以对门店或仓库进行盘点账务的调整；一方面是用实盘数量来更新库存，以确保账物的一致性，另一方面是对产生盘点的差异来调整财务的损耗。
盘点账务调整查询：对盘点结果与应有库存差异的部份于盘点账务调整时，生成了盘点账务调整单，于该功能可以查询到盘点的差异金额。

? 库存统计分析
库存商品量值表：对指定一个或多个商品查询其于仓库中的存量及库存金额的情况。按类别分别统计每一个商品的正品区及待处理区的存量、成本额及零售额。
商品存量查询表：对指定机构的某类或指定商品的存量状况进行查询。存量状况包括：在库量、待收量、待验量、待入量、待出量、待退量及待处理量。
近过效期报警表：系统中对每个商品设定了有限期天数。故于效期管理时，既可以从生产日期查询，也可以从有效日期来查询。为查询的方便性，用户可以指定到期日，也可以指定尚有多少天到期。系统会列出正品区或待处理区具体仓储位上的商品，近过保质期，其对应的生产批号、存量及金额。
待处理商品表：从供应商的角度（便于评比供应商与决定待处理商品处理方案）或商品的分类或单品角度进行查询，查询其进货的批次号、生成批号、到期日、供应厂商、数量及相应的价格。
 久未销售商品表：查询指定类别（不输表明所有），从何天开始后未有销售的商品列表，列出该部份商品归属的类别，库存的数量，最后采购进货日期与最后销售日期。
? 存量账务查核
仓库涉及到各个部门的工作，其账务管理的难度相对也很复杂，如何做到财务上的清楚，必须于日常工作中进行清晰的账务管理与核对。
存量异动明细查询表：查询一段区间内有发生异动的商品及其相应的异动数据。
存量异动单据查询：手工单据与电脑单据的核对。
商品流向查询：查询指定区间内，某一商品的配送门店情况。
期间异动汇总表：对统计区间内的每一张单据的发生对象、发生时间及金额情况进行列表，供财务进行区间对账。
商品分类汇总统计：按大分类，进行购代销情况分析，分析时分开自营门店与加盟店批发来统计，对销售额、毛利额、毛利率、结构比、贡献度、月平均库存及存销比进行分析。是一个综合性、指标性，有决策意义的分析报表。（?）

6. 批发作业
? 基本信息
批发客商：主要关心其结算方式及信用额度问题。通过多种信用额度控制模式，如限购次数、未结款天数或欠款上限等，并可以混合应用，通过收款发货及财务部应收账款管理（应收账款账龄分析表：提示应收已过期及未来每个指定时间段内应回款的金额），来确保资金的回笼。
业务员：成立业务部（可根据客户分布区域、客商规模等），每个业务部下属多位业务员，主要负责跟进所负责的客商(大规模重要客商)并做相应的全方位的信息提供与服务，解决退换货,相关采购政策及需求的制定，及时了解市场动态，提高客商满意度，并进一步开拓潜在客商。每一个批发客商只能由一个业务员负责。根据实际的销售状况，对业务部、业务员进行考核。
? 价格策略
指定供应价：可从商品或客商做入口进行指定价格的设定。
价格套餐：根据客商不同分类，采用不同的价格策略，体现在对商品进行多套价格的设置，再对每个客商设定其应用的价格套餐。
特殊价格：主要针对批发行业所指定的国家级或地区级的法规政策，如招标价，地区指导零售价。
成本价加成：设定每个批发客商的加成率，对部份特殊的品种可以针对不同的批发客商设定不同的加成率。于开单时自动用当前的移动成本*（1+加成率）
价格梯度：于移动成本价上，根据企业设定几种加成的幅度，可于开票时快速的选择。
批发价倒扣：于系统中维护好国家统一批发价，于开单时决定在国家统一批发价的基础上打指定的折扣，现由于国家统一批发价意义不大，建议不用采用该模式。
上次供应价：大多客户会重复购买同一个品种，可采用上次供应价方式，这样对批发企业比较有利，同时客商的满意度也会相对较高。
法人会员价：对批零合一的公司，零售店或药品超市的团体会员可于柜台直接开单，可采用指定的法人会员价来进行销售。

? 开单发货
批发开单：根据客商的预先价格策略指定，于开单时非常简单，自动会列出信用额度、业务员等信息；开单时自动进行商品价格控制（最低价、毛利控制）、商品品质控制（批号、效期）、财务安全性控制（信用额度、欠款情况）。
拣货出货：对多楼层或多仓区物流中心，可设立任务调度室，自动将柜台开单的信息进行按仓区拣货任务打印。各仓区的人员定时收集拣货单进行拣货。对送货客商可采用汇总拣货模式可大大提高拣货作业（详情参照物流系统）。
装箱复核：对批发客商的出货一定要保证100%准确，故人工的复核不可行，必须借助于计算机、扫描平台及条形码作业来辅助，可以将出错率由千分之二以上的出错率降低到万分之五以下。
收款提货：对现结客商必须先进行柜台结算后，方可以凭证提货。对于客商的实时收款及转财务结算，有完善的作业流程并提供标准的封套打印功能，便于财务进行单据归类工作。
财务结算：业务员可以进行欠款追踪，财务部进行收款登账及账龄分析。根据业务部门的业务开展情况可进行相应的销售提成工作。
销售缺货表：查询销售开票后，未能满足销售单开票部份的商品。
下货率分析表：对物流中心进行考核，一段时间内对门店配货的品种达成率，及金额的达成率。
7. 财务管理
? 财务基本信息
赞助（扣款）项目维护：营业外收入是连锁企业相当大的一部份收入，且其一般都要求与供应商的货款一起结算，故要设定其分类科目，以便于统计分析与财务结算。
供应商扣款合同维护：对供应商进行销售提成或返利。按合同协议可设定每个月的交易额抽成，或者对年度按不同交易额进行不同比率的抽成。
结算方式资料维护：设定其结算方式，主要区分购销还是代销，购销时是批结、隔批结，还是隔两批结，针对每种结算方式可设定期结算天数。
? 客商应收账款管理
催款单打印；客户发票录入；收款冲帐；应收账款表
? 供应商年/月扣及解押款管理
供应商扣款输入：通过谈判与供应商于某些项目上达成赞助协议后，于本功能中按赞助款类别将赞助款进行录入。
供应商月扣年扣计算：按供应商扣款合同，对供应商进行月扣与年扣的计算，计算的扣款会于每月供应商结算单上体现。
供应商押款输入：根据实际情况，比如品质有问题或近期要退货，可以先将一部份应付款项进行暂扣，这一部份与供应商结算中视为已付款。
供应商解款输入：押款的部份确认无误后，可以于登录后进行解款销账。
? 供应商应付账款管理
发票录入；付款申请；付款冲帐。
? 账款报表
未付账款资料表；应付账款资料表；已付账款资料表；
8. 决策支持
? 客户别
客户别销售趋势表：对客户进行一年内各个月份的环比，比较项目有销售额、毛利额、毛利率及平均库存。
客户间销售比较：采用图形的方式来对两客户进行分析。分析时既有量化的数据，也有对各项指标独立的图形分析。便于发现两个客户间的差异，以便及时调整策略，给落后客户提供帮助和服务，协助其成长。
客户销势分析表：统计每个门店的各单品于指定区间内各月份的销售波动情况，及时发现客户波动原因，提高客户的忠诚度。
? 商品别
商品别绩效分析表：按采购员+大类来分析每个商品的绩效指标（销售量/额、毛利额/率、平均存货、周转率、占大类比、占公司比、交叉比率及贡献度）。注：交叉比率是商品汰换的重要依据，因为其是毛利率与周转率综合因素的结果，即：交叉比率=毛利率*周转率*100
单品销售趋势表：统计小类中所有商品于各个门店中的销售状况。统计指标（销售额、毛利额、毛利率、平均库存）于各个月的横向比较。
商品销量等级分析表：按销售量的排名情况表，进行对商品分级。累计构成比落于不同范围内则对应的等级不同。该报表中体现的销售量较高的商品应于采购作业与配货作业中重点关注。
商品销售排名表：排名的标准（销售量/额、毛利额/率），对一定区间进行不同门店或全公司排名。排名的优先次序，于高级采购与调拨中有参照，即重点商品优先处理。
商品进销存调流动分析表：对指定商品于指定门店中，每个月的进、销、存、运、调的汇总查询。
存量异常分析表：可对所有商品或类别（药品、非药品、基本商品）等，来进行存量异常商品列表。
新商品销售分析表：新商品引进后，如何评价之是否适销，何以可转为正式商品，可以通过对处理新商品状态的商品进行销售分析，通过上市日期、累计销量/额、毛利量/额及移动销售等情况来分析。
商品绩效排名表：按周转率、交叉比率及贡献度来进行绩效排名分析。统计的结果中含多种决策指标（销售量/额、毛利额/率、周转率、结构比及贡献度等）。
? 采购员别
采购员业绩评比表：对采购员采购过程进行综合量化指标考核。
? 业务员别
业务员业绩评比表：对业务员销售过程进行销售业绩、毛利率、毛利额、费用率、回款率等综合量化指标考核。
? 厂商别错误！未找到索引项。
供应商订货趋势分析表：采用图形的方式，来对供应商于采购环节中的配合能力评比。主要统计订货额、送货额、供货合格额、退货额。
供应商综合评比表：于上一功能进行进一步的细化，统计供应商对订单的履行量，对品项的满足率，交货的及时性，合格的量等等。
其它如采购/销售金额表（采购量、销售量及退货量）及依存度分析等。
? 决策支持
指标达成分析：通过营销系统对各个门店的月计划设定后，通过该功能可以统计各项指标（人/米效、毛利额/率、营业额及营运费用），进行门店与门店相互比较，并与月初设定的计划进行达成率分析，以发现门店存在的问题及寻找解决问题的策略。
销售ABC分析表：按销售量/额来进行分析，统计各商品的构成比及累计构成比情况，来对商品进行ABC等级划分。80%的销售是由20%的商品创造，故重点管理A类的商品，另20%的商品中有一部份是一般管理即可，对最后5%的商品，应重点分析其原因，结合交叉比率与贡献度分析，来决定其是否要汰换或改变促销方式。
库存ABC分析表：思想同销售ABC，不同的是该报表是提供给仓库用。仓库（物流中心）对商品负责运输与养护之责。按库存量/额来进行重要等级排名，有助于合理安排人力，有目的、有重点的工作。
单品与组合品销售分析：单品与逻辑组合后的商品于实际销售中的情况应该不一样。故对不同促销方式的同样商品进行销售情况分析，比较单品与逻辑组合后的销量，有助于企业形成物理组合品（PB商品），优化商品结构。

第四章  系统实施方案
我们提供的不是一个单纯DRMS产品，而是一个有着丰富内涵的整体解决方案，创智科技认为对软件的深度实施，才能真正发挥软件的全部效能，为企业提升效率优化管理；我们会为企业量身定制一个符合其企业特征的实施方案。
1. 前期调研分析
? 调研客户组织结构，部门岗位职责；
? 调研经营范围及营运模式；
? 实施问卷调查，客户需求分析，系统差异分析； 
? 旧系统数据结构分析；
? 相关软硬件环境确认。
2. 实施计划制订
? 制订实施流程；
? 制订培训计划；
? 制订系统转换方案。

3. 系统实施及培训（第一阶段）
? 系统环境安装，软件调试；
? 数据采集与导入，资料完整性检查；
? 原系统数据分析及转换，历史单据导入；
? 硬件测试，相映软件调整；
? 系统模块测试及总体测试；
? 整体培训及分部门岗位培训；
? 系统分析差异部份完成，新差异部份提出、分析及解决；
? 主要作业流程启用；质量管理启用，达到GSP标准要求
4. 作业提升&管理进阶（第二阶段）
? 完成前期提出的差异部份的修改；
? 强化各部门对信息应用的理解、岗位职能培训；
? 达成财务成本、利润核算分析
5. 自动化作业&决策分析（第三阶段）
? 对经营数据分析整理，转向全面自动化作业；
? 对经营数据分析整理，提供经营决策报表。

第五章  售后服务方案
我们提供的不是一个单纯DRMS产品，而是一个有着丰富内涵的整体解决方案，我们为客户提供完善的售后服务。

1. 知识转移、专业培训
创智科技提供完善的培训服务，对客户进行全面的知识转移；特别是对客户电脑人员进行各类系统维护、教学训练方面的培训，并提供各类维护手册，使其能进行全面系统维护。
2. 跟踪服务
系统实施验收完毕后，本公司提供专人进行跟踪服务，对系统作全面的支持、用户培训及疑难解答。
3. 一年内免费服务
至软件验收合格日起一年内，享受创智科技即时高速响应服务。
故障提出?电话指导?远程控制?版本升级?上门服务
4. 客户功能需求
? 客户个性化，原则上一周内完成，根据具体情况，收取相应的服务费
? 客户业务流程重组，时间可按客户的要求，费用根据具体情况而定
5. 出保维护
由于软件的特殊性及管理思想的变化，本公司暂定一年后，客户不再享受本公司的免费服务。对出保后以下方案进行服务：
? 出保例行服务
提供光盘与升级指南，进行新版本升级
对正版用户提供电话咨询，电话业务培训，远程控制问题解决。
? 日常维护：
最高级：每年收取软件合同金额20%的维护费用，24小时解决问题（需要时上门），并对该公司进行顾问咨询工作，协助企业做业务重组，软件水平的不断提升。并提供适当的二次开发功能。
中  级：每年收取软件合同金额10%的维护费用，上门12次（每月做例进检查与系统升级），其它电话及数据交换与远程控制来实现。
普通级：每个门店200RMB/年，10，000RMB后台/年，在线保固。
按需级：发生问题时，免费电话咨询，自助完成，必要时上门：报差旅等费用详细参照《服务合同》。
包  月：我方提供一名专业人员进行定期安全检查，重大问题现场保固，详见《服务合同》
作为专业的科技服务公司，您可以根据贵公司的发展阶段而采用不同的服务方式。购买本公司的服务后，可帮助您解决所有的软硬件故障，使您安心进行经营管理而无后顾之忧。“科技决胜未来，服务创造价值”是我们优质服务的信念。
6. 免费服务内容
企业竞争力的提升，主要体现在规划的长远战略性，与对市场变化的快速响应能力。本公司致力于医药流通的信息管理研究，一定会为贵公司带来强大的市场竞争力与应变力。
1：由于系统本身缺陷造成的问题，本公司于与贵公司协商期内完成修改
2：由于医药行业的发展，新的管理规范与制度出台，而导致软件不可用或不适用，由本公司免费服务。

 
第六章  系统软硬件需求

1. 软硬件需求

项目 项目明细 规格需求 建议
服务器 品牌 市场声誉较好，性能稳定，保修和服务有保证 DELL,COMPAQ,IBM,联想
 内存 大于512M 1G
 CPU P4以上 P4 3.0G（双核处理器）
 硬盘 40G以上 80G，硬RAID
 操作系统 WINDOWS 2000 SERVER SP4 以上 WINDOWS 2000 SERVER SP4
工作站 品牌 不做限制 联想、方正、清华同方
 内存 大于128M 512M
 CPU PIII以上 P4 
 硬盘 10G以上 40G
 操作系统 WINDOWS95以上 WINDOWS 2000 Professional
POS机 品牌 市场声誉较好，性能稳定，保修和服务有保证 IBM,桑达
 内存 大于64M 128M
 CPU PII以上 P4 
 硬盘 10G以上 40G
 操作系统 WINDOWS95以上 WINDOWS 2000 Professional

 

 

 

 

第七章  系统测试方案
DRMS是功能完备性能稳定，由于客户不同的管理需求，不同软硬件环境，资料的转换等影响，在业务系统正式启用前，需对其进行全面的测试，以满足管理及实际作业的要求。整个系统的测试主要包括以下几个方面：
1. 库存准确性
1、 入库作业
步骤：采购订单制作?主管审核?确认发出?验收登录?入库审核
测试商品待收量、库存量、待出量、待验量、待退量等变化。
2、 销售作业（自营店调拨、批发开单及加盟店调拨）
步骤：销售开单?财务确认?出库确认 
测试商品待收量、库存量、待出量、待验量、待退量等变化。
3、 退货退厂
门店/客户退货回配送中心；商品退厂处理等
测试商品待收量、库存量、待出量、待验量、待退量等变化。
4、 其它异动
店间调拨、错误更正等
测试商品待收量、库存量、待出量、待验量、待退量等变化。
5、 内部仓储作业
报损报废、盘点、库存调整等
测试商品待收量、库存量、待出量、待验量、待退量等变化。

具体仓位及配送库存的变化如下图，请检查

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. 单据数据的正确性
1、 保证各类入库、出库单据数据与显示一致，各数据项正确无误；
2、 检查各类单据是否符合GSP标准。
3. 财务进销存、成本毛利分析
根据经营数据计算得到财务进销存情况，并对成本毛利等经营成果从财务的角度进行分析，保证数据流与财务流保持一致。
4. 存量政策及采配作业的实际流程
日结作业后，系统会自动计算前三个月的销量及前三十天的平均销量，对商品进行排名，并根据默认的补货、紧急补货及最高存量周期设定，进行采购建议。更多的存量政策需要大量的测试时间。
5. 决策支持数据的正确性
对数据的依赖性较大，尤其是历史数据。同时对数据的及时性及准确性有相当高的要求。
6. 与外设接口（智能设备驱动）
1、 各类针式打印机
2、 条形码打印机
3、 手持盘点机
4、 IC卡阅读器
5、 其他物流设备

以上仅为测试的主要几条线索，每一项工作均需要大量的测试工作，本公司可提供更为详细的测试方案及相应的资源配合。

 

 
增值服务
7. 提交文档
序号 内容 介质
1 系统实施手册 书面
2 系统操作手册 电子文档
3 系统管理员手册 电子文档
4 岗位指导书 书面
5 系统管理手册 书面
6 前后台应用系统安装盘 光盘
7 数据字典 电子文档
8. 培训题纲
本公司有专业从事医药连锁的顾问团队，可以全方位提供以下收费培训：
序号 内容
1 组织设立与人力资源管理
2 行政管理与培训管理
5 采购部管理与商品营销作业
6 物流管理与配送中心设置
7 医药流通企业营运
8 财务作业与稽核管理
9 药品经营质量管理规范
10 门店管理手册
11 药师行为规范
12 存货盘点作业管理
13 商品的损耗管理及防范对策
14 培训考核总结