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归档信息录入,主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案,进行基本的分类、组合、排列、编目,组成有序的档案整体的工作过程。我们通常据说的归档信息录入,主权指档案的实体整理
立卷(整理成件)
在立卷归档工作中应注意问题:
(1)本单位形成的文件材料是立卷归档的重点。
(2)立卷归档中,不仅要注意收集以纸张为载体的文件材料,还要注意其它载体的文件材料,如反映工作活动的照片、录音带、录像带、计算机盘片等。
(3)要保证文件材料的齐全完整。①正件与附件要齐全完整。文件的正件与附件是具有同等效力,所以凡是有附件的文件,一定要保证正件、附件的齐全完整。②文件的正本与定稿要齐全完整。在归档本单位的正式对外发文时,除了要收集正本即打印本外,还要把定稿即经过审核签发的底稿与文件签发单,同时与正本一并收集归档。③同一问题的请示、批复要齐全完整。属同一问题的请示、批复,在归档时应齐全完整,不能“分家”,要一并归档组卷。(有请示不一定有批复,但有批复就一定要有请示。)
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归档信息录入要怎么才能规范,下面【河南缮文档案管理有限公司】来带大家了解一下。
确定了档案的保管期限和分类顺序后,就进入档案的装订、打号目录录入、扫描和装盒环节。这个环节相对来说比较简单,但越是简单就越容易出错,因此一定要做到认真、仔细。就拿装订文件来说,对页数较多的档案如教研室发文,代局发文应实行三孔装订法,少于三页的可直接用钢针装订。装订时一定要注意每份文件的间距、页边距要一样,否则装订出来会不太美观。打号也同样如此,打号时数字及各要配套使用,大小相同,油墨均匀,从而使所有文件都统一、整洁、规范;录入目录时要注意和录入项目的完整,扫描文件时要及时修补电子文件的外观,装盒时要放入备考表,对可以互见的文件进行标注,以备查询。
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一般情况下,收集来的档案处于相对零乱、无组织状态,加上档案数量日益增加,成分越来越复杂,如果不加归档信息录入,就会给日常管理和实际利用档案带来很大的困难。
实际的归档信息录入工作中,我们会面临很多类别的档案,按卷整理还是按件整理,这个问题始终是不能避免的。例如,档案管理系统一般也存在按卷整理和按件整理的不同档案类型模板,从形式上看就是按卷整理的有两层目录(案卷目录和卷内文件目录) ,按件整理的就一层目录(文件目录)。
以上就是归档信息录入具体的整理方式,大家还有不懂的或者还有相关的问题欢迎前来咨询【河南缮文档案管理有限公司】。