确权档案整理方案

保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

1.久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须久保存的文书。

2、10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。

3、5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。

4、1年保存：结案后无长期保存必要者。

5、规章由规章管理部门久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

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全过程整理

对必须接收和征集的零散档案，确权档案整理扫描，进行包括整理工作全部内容的系统化和编目。档案整理要求保持文件之间的历史联系，确权档案整理，便于保管利用。文件之间的历史联系是指文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面的联系。维护文件之间的历史联系有时可采用不同的方法，在优选时应以便于档案保管和利用为其高要求，并使二者统一起来。

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归档文件整理应保证纸质文件材料和电子文件整理协调统一

从目前的情况来看，纸质文件材料与电子文件在较长的时间内会并行存在。在这种情况下，保证二者的协调统一是进行归档文件整理必须面对的问题。要实现二者协调统一，首先要统筹规划公文处理和档案管理工作。在公文处理环节前置档案管理的部分要求，在档案管理环节继续采用文书处理阶段产生的相关信息，确权档案整理软件，使二者成为一个有机整体，解决文件价值判断脱节、文件和档案管理信息不一致、电子文件元数据丢失等问题，以提高归档文件的整理效率。其次要考虑归档文件整理的基本方法。在信息化条件下，一般应将归档电子文件为一整理对象，先在归档系统上完成电子文件的整理，再据此整理纸质归档文件，以便充分利用文书处理环节形成的管理信息，保持整理工作的一致性和稳定性。

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