上海年会会场布置公司

公司年会有各种不一样的类型，有的是答谢客户的，有的是员工总结大会，所以在计划之前需求明确职责任务，不一样的会议需求不一样的环境，召开公司年会要到达一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是搜集方方面面的信息，通过搜集这些信息可以拟定出手头众多作业的计划。制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需求并到达会议预期目标。
　　制订核算：拟定可行核算或按既定核算组织有关作业；确定各项作业的时间组织。
　　一般而言，年会核算包括以下几个方面：
　　1、交通费用
　　交通费用可以细分为：
　　(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
　　(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地址的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员能够运用的预订交通。
　　(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
　　2、会议室/厅费用
　　具体可细分为：
　　(1)、会议场地租金——一般而言，场地的租借已经包含某些常用设备，比如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或许黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设备并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需求加装非主席台发言线路时也能够需求另外的核算。
　　(2)、会议设备租借费用——此部分费用主要是租借一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租借时一般需求支付一定的运用保证金，租借费用中包括设备的技术支撑与维护费用。值得注意的是，在租借时应对设备的各类功效参数作出具体要求（一般可向专业的会议效劳公司咨询，以便取得最适合的性价比），不然能够影响会议的进行。另外，这些会议设备由于品牌、产地及新旧不一样，租借的报价能够相差很大。
　　(3)、会场布置费用——假如不是特殊要求，一般而言此部分费用包含在会场租借费用中。假如有特殊要求，可以与专业的会议效劳商协商。
　　(4)、其他支撑费用——这些支撑一般包括广告及打印、礼仪、秘书效劳、运送与仓储、娱乐保健、前言、公共关系等。基于这些支撑均为临时性质，假如会议主办方分别寻找这些行业支撑的话，其成本费用能够比市场行价要高，假如让专业会议效劳商署理，将取得报价相对比较低廉且效劳专业的支撑。
　　对于这些单项效劳支撑，主办方应尽能够细化各项要求，并单独签订效劳协议。
　　3、住宿费用
　　住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里边有些报价是完全报价，而有点是需求另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费能够是主要的开支之一。找专业的会展效劳商一般能取得较好的折扣。
　　正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的效劳项目有关——比如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等效劳是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当封闭或许开放的效劳项目及范围。
　　4、餐饮费用
　　会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需求及会议目的。
　　(1)、早餐
　　早餐一般是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数核算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，不然餐馆有理由回绝按实际就餐人数结算——而改为按预订人数收取费用）
　　(2)、中餐及午饭
　　中餐及午饭根本属于正餐，可以采取人数核算——自助餐方式，按桌核算——围桌式方式。假如主办方希望酒水花费自行采购而非由餐馆提供，餐馆能够会收取一定数量的效劳费用。
　　(3)、酒水及效劳费
　　一般，假如在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水花费的，假如可以外带酒水花费，餐厅一般需求加收效劳费。在高星级酒店举办会议宴会，一般在根本花费水准的基础上加收15％左右的效劳费。
　　(4)、会场茶歇
　　此项费用根本上是按人数核算的，核算时可提出不一样时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇报价一般包含效劳人员费用，假如主办方需求非程序效劳，能够需求而外的核算。一般情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式根本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或许花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
　　(5)、联谊酒会/舞会
　　事实上，联谊酒会/舞会的核算能够比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，核算很容易核算。但酒会/舞会的核算设计到场地与节目支撑，其核算能够需求比较长的时间确认。
　　(6)、其他——点心、水果及调制色酒
　　5、视听设备
　　除非在室外进行，不然视听设备的费用一般可以疏忽。假如为了公共关系作用而不得不在室外进行，视听设备的核算就比较复杂，包括：
　　●设备自身的租借费用，一般按天核算
　　●设备的运送、安装调试及控制技术人员支撑费用，可让会展效劳商署理
　　●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托署理
　　6、艺人及节目
　　一般可以选定节目后按场次核算——核算金额一般与节目表演难度及参与人数正相关。在适合地址假如有固定的演出，那核算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场在外。
　　7、杂费
　　杂费是指会展过程中一些临时性组织产生的费用，包括打印、临时运送及装卸、纪念品、模特与礼仪效劳、临时道具、传真及其他通讯、快递效劳、临时保健、翻译与导游、临时商务用车、汇兑等等。杂费的核算很难计划，一般可以在会务费用核算中增列不可预见费用作为机动处理。

联 系 人：张昭（客户经理）

公司名称：上海星东文化传媒有限公司

公司地址：上海市伴亭路15号A栋

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