固定资产管理系统解决方案

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固定资产管理系统解决方案

    固定资产是企业资产的重要组成部分，是保障各项工作顺利开展的重要物质基础。近些年出现的固定资产管理软件，虽然在很大程度上解决了手工记账方式的问题，但多数系统采用手工方式录入数据，不仅速度慢、易产生错误，而且存在资产管理中资产实物与账务信息脱节的严重问题，难以满足管理的需要，与先进的网络化管理方式不相适应。

 科学地管理好固定资产是一项基础性的工作，良好的资产管理可以减少浪费，提高资产的利用率，直接降低运行成本。结合条码技术可以使得固定资产的管理变得轻松和简单。在固定资产管理中，条码的作用主要是实现快速、准确的数据采集。具有速度快、正确率高、易于制作、成本低的特点，极大地简化了作业，提高了工作效率。条码技术的引入有效地解决了信息流和资产实物流的对应等固定资产管理的难题，使企业更轻松、更有效地管理固定资产。在本文中，我们将向大家详细介绍条码技术在行政事业等单位固定资产管理系统的应用。

一、 固定资产管理流程

1、资产信息录入
    A．固定资产的分类及增加
    固定资产管理系统中，所有的固定资产是完全按照国家标准进行划分和归类的。用户也可根据实际情况重新定义。对于一些特定的固定资产如：HUB的划分，有可能是通讯设备使用的，也有可能是在网络设备中使用的，所以我们要在系统录入时作统一的归类。同时随着时间的推移还有可能会出现一些新的固定资产设备，对于这类固定资产的录入就需要进行固定资产类别的创建。在软件使用初期，建议在资产录入之前，使用查询功能，查询此资产的分类情况，要与以前的分类一致。
    资产录入首先考虑名称，从名称上考虑用途，有特殊名称或用途的资产要在“备注”中指明，每条资产录入时要落实到具体的品牌、型号和类型，比如“惠普6L激光打印机”，此名称将反映在标签上，要一目了然，不能只写“惠普”，避免同类产品过多时产生分歧，无法区分型号而影响效率。

    B．行政机构所属部门和企事业有所不同，可在部门设置中增加和减少。

    C．固定资产保管人明确。固定资产保管人要落实到位，每个部门可指定—人，负责保管本部门的所有资产，互相借用时要此人经手，落实到书面上。

    D．使用期限与折旧月份。

    使用期限与折旧月份可以不同，以财务部门规定为准。行政机构的折旧方式不同于企事业，折旧率可根据具体的规定填入。

    E．字符输入状态。资产录入时要注意有些地方只能输入数字。

2．资产信息经审核后按部门编写资产条码及做好资产明细表，打印出条码标签。
3．带上打印好的条码标签及相关明细表，把标签贴在固定资产上。
4．固定资产盘点：固定资产分布在企业的各个部门和场所，进行固定资产的跟踪和盘点必须到每个现场进行数据的采集和录入。盘点时工作人员手持“移动数据终端”扫描固定资产上的条码，将现场采集的数据上传到固定资产管理系统中，自动更新系统中的数据，同时还可将系统中更新已后的数据下载到手持终端中，便于现场进行查询和调用。

具体操作步骤：

    A.在资产盘点之前需要把该部门资产信息下载到条码阅读器中，然后带上固定资产盘点表，也可以把该部门的所有资产报表打印出来，以便现场查询。现场盘点时，盘盈的资产阅读器会提示，马上与保管人联系，询问原因，纪录在固定资产盘点表。全部盘完成后，利用阅读器的查询功能，查询“异常”和“未盘点”信息，如有此情况马上与保管人联系，在另外一张固定资产盘点表上记录所有资产的盘亏的信息，回来统一录入，按照记录内容进行数据调整，在“添加”、“删除”、“转移”中对需要调整的资产进行调整。

    B.针对性的设计第一次和第二次固定资产的盘点表格。在固定资产的盘点过程中第一次进行固定资产盘点时，我们会了解到固定具体名称、所在的部门、现在使用的状况等等。而对于第二次固定资产盘点时，我们会在第一次固定资产盘点过程中，不能准确反应固定资产所在的部门，需要我们做相应的资产凋整，这个时候我们需要根据实际的情况进行固定资产的转移。

    C.规范系统实施过程中相关文档。在固定资产管理系统的实施中，有很多固定资产盘盈盘亏的数据，对于这些固定资产的数据，我们现场的系统实施工程师，往往认为固定资产盘盈盘亏的数据，不是特别多，已经做了相关的数据记载，而没有对记录的数据进行统一保存、整理，结果导致在最终我们进行固定资产汇总时，数据无法对平。

  D.制定固定资产盘点表
    在进行固定资产条码的初次粘贴和盘点过程中可能会有一些固定资产无法在第—次完全实现一一对应，对于多出来固定资产实物，我们要进行现场的登记，以便下一步进行数据调整。
    E.数据统计汇总：盘点过后上传数据时，一定要先清空系统中的盘点表，以免以前的盘点数据和此次数据混淆。
    F.异常情况处理(根据规定)
    G.系统中资产修正
    H.汇总统计
    I.针对性处理
    J.生成最终报表(要求的报表格式与目前资产管理软件有部分不同，要稍作修改)生成最新月报后，要对所有资产进行锁定操作。因为如果生成报表后，需对资产进行锁定操作。这些资产一经锁定后，如对其及进行修改，系统将提醒用户重新生成月报表，以减少报表数据失真。
    K.资产数据库保存

二、固定资产管理使用的硬件产品及软件产品

    硬件产品：移动数据终端、条码打印机等

     软件产品：固定资产管理系统

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