企业级邮件归档管理系统

Softnext Mail Archiving Expert企业级邮件归档管理系统(守内安)

遵循法规及组织策略，与储存设备高度相容的email归档调阅机制，能有效保存黄金邮件内容，精简email储存空间，提升企业营运生产力！
? 汇聚最多企事业单位的邮件安全管理实作经验
? 提供邮件转置服务，解决调阅历史邮件之苦
? 阶层化组织及分权管理架构，符合层级管理及稽核要求
? 快速建立稽查调阅范本，提升稽核管理效率
? 弹性化邮件归档策略，落实email信息生命周期管理
? 完整保存内部信及SMTP邮件，符合策略及法规要求
? 搭配强大的邮件稽核机制，有效防止机密通过邮件夹件外泄
? 搭载新一代高速搜寻引擎，迅速精准调阅邮件

系统架构

Mail Archiving Expert采用Standalone架构，不需更改现有网络及邮件流架构，可迅速完成系统部署，与现有email相关设备及后端储存设备的整合相容性极 佳，极适合各型企事业单位使用。通过Mail ArchivingExpert采用的Email Copy机制，进行完整的邮件备份，支援Microsoft Exchange、IBM Lotus Notes…等电子邮件服务器内部邮件记录，通过中央管理界面来迅速完成邮件归档策略设置、检索及调阅等相关管理服务。

法规遵循

公司治理、遵循法规的基石－电子邮件归档 

为降低风险，各国纷纷制定资料保护的相关法规，强烈规范企事业单位必须提供保存营运资料以及降低营运风险相关措施。电子邮 件是企业对企业、或企业对客户最重要的沟通管道，使用普及度高，所以也被企事业单位列为最重要的资料保护目标。随着电子邮件使用量快速倍增，若未将 email资料进行分类、归档以及落实信息生命週期管理(Mail Lifecycle Management) ，而一昧将所有email进行备份，对企事业单位而言，将会浪费储存资源并影响后续的调阅效率，轻则浪费成本，重则违反法规而伤害声誉。 通过守内安信息科技Mail Archiving Expert电子邮件归档专家，能完善保存邮件资产，进行邮件内容分类归档，符合企业整体或个别的相关管理策略，并能依据合法流程进行邮件检索及调阅等工 作，维持储存归档的高稳定性及最佳化运作效能，以落实最佳化的email资产管理，有助于降低email的储存成本外，更可强化对电子邮件资产价值保存， 提升企业营运竞争力！

电子邮件归档面面观 

会计师 观点
协助并监督委任企业客户做好财务风险控管，是会计师的职责。在充满变数的经营环境中，企业更应提 高如履薄冰的警觉度，才能迎接无预期的风险，追求企业的永续经营，为此，企业须依法保存财务及重要资料，以做好防范风险的准备。无论是公开发行上市公司或 金融票券业者，已被要求须依法保存会计凭证至少5年，会计帐簿及报表须保存至少10年。商业会计法就有明确规定，会计人员应做好会计凭证及报表的保存，若 是不依规定保存相关资料，将处以六万人民币以下罚款。可见保护财会资料，包含相关的书面文件、电子文件及电子邮件，这些都是会计人员的使命。

稽核部门 观点
公开发行公司或金融证券业的内部稽核单位，都应依风险 评估结果拟订年度稽核计划，并将企业营运活动的相关循环，列入定期内控稽核的重点。所以只要是与销售收款、采购付款、生产、财务、研发等循环的关键性文 件，无论是书面或电子资料都须做好资料保存，这些都是重要的稽核管理重点。
依法规定稽核报告应至少保存五年，工作底稿及相关资料应至少保存三年，包含相关的书面文件、电子文件及电子邮件。所以稽核部门不但要监督其他部门做好资料 保存，也需要以身作则，督促全公司通过稽核及持续改善活动，以提升企业的经营竞争力。

生命周期管理

为 降低风险，各国纷纷制定资料保护的相关法规，强烈规范企事业单位必须提供保存营运资料以及降低营运风险相关措施。电子邮件是企业对企业、或企业对客户最重 要的沟通工具，使用普及度高，所以也被企事业单位列为最重要的资料保护目标。通过Mail Archiving Expert能将邮件内容进行分类，依据企业规范制定整体或个别的管理策略以进行归档作业，并能依据合法流程进行邮件检索及调阅等工作。

企业先制定邮件备份策略，先以年限一年、二年、三年、五年、永久作为基础，运用MAE的「邮件生命周期」服务，可将邮件内容进行备份期限的分类，并 搭配整体或个别的管理策略，进行归档、邮件检索及调阅等工作。MAE「邮件生命周期」能符合策略将分类储存的邮件进行自动搬移及后续处理，例如会自动推移 邮件的储存年限，并将该邮件从MAE自动搬移至远端储存设备，避免硬盘空间不足影响相关运作，还能减少系统负载及分散电子邮件的保存风险。

MAE「邮件生命周期」运用全自动的邮件自动搬移技术，不需浪费管理人员的时间来处理各类邮件备份的后续作业，MAE会依邮件归档备份策略，时限一 到就自动执行后续的处理(如依年限增加而动态搬移资料、搬到指定备份设备、删除超过保存期限的资料..等)，能大幅减轻信息管理人员的工作负担。

产品特色

?历史邮件转置服务去重复性、整合效率佳
?支援内部信邮件备份架构
?遵循法规落实Email ILM的最佳利器
?落实备份策略管理有效运用储存资源
?多元化Email储存资源管理 有效分散风险
?符合组织规范迅速检索并回复邮件
?完整稽核机制有效吓阻机密邮件外泄
?搭载新一代高速搜寻引擎迅速精准调阅邮件

HCAP平台整合

Softnext 推出Mail Archiving Expert电子邮件归档专家(简称MAE)，能协助企事业单位遵循法规，妥善保存管理邮件资产，减少资料损毁的风险并可备为后续举证之需。 Softnext邮件归档专家(MAE)与日立内容归档平台(HCAP)完成产品整合，并取得美国HDS原厂的技术伙伴认证，双方结合优异技术服务，联手 提供主动式邮件归档服务。

Hitachi Content Archive Platform内容归档平台(简称HCAP)支援开放式归档信息系统(OAIS)，OAIS模型已成为国际性通用的大型归存档基础，例如美国国家档案与 记录管理局、美国航空暨太空总署..等都已肯定而采用。HCAP具有极佳的开放整合性，电子邮件归档的部分与Softnext MAE已完成产品整合，未来能够高度提升邮件归档及储存资源管理的深化服务，更进一步加强稳定性及运作效能。

HCAP可与企业现有的储存基础架构进行无缝的整合，由于其可确保安全性、长期保存及快速搜寻和检索珍贵的业务记录，可满足企事业单位遵循法规方面 的要求。此解决方案利用了Hitachi Data Systems现有储存管理和业务永续性流程，包括在存归档阶层之间无缝搬移资料。使用整个储存环境通用的管理软件可以减轻训练负担、简化信息流动，并提 升管理员的生产力。HCAP归档支援全球通用的准的文件和格式，包括结构化、半结构化和未结构化的资料，进而确保将来的归档和检索应用程序可以存取现有的 储存信息及邮件资产。HCAP与MAE的完美搭配能强化邮件资产的保存，切实遵循法规并提升企业营运竞争力 。

通过MAE及HCAP能完善保存邮件资产，进行邮件内容分类归档，符合企业整体或个别的相关管理策略，并能依据合法流程来进行邮件检索及调阅等工作，维持储存归档的高稳定性及最佳化运作效能，以落实最佳化的Email资产管理。 

系统特色

?标准基础介面─NFS、CIFS、HTTP、WebDAV
?在以策略为管理的基准上设置归档资料保留期限
?提供WORM档案系统功能保证档案内容不会被更改
?用户具有MD5、SHA1、SAH256、SAH512可供选择
?具数字签名的内容验证
?存档内容的标准档案存取及浏览读取
?支援公共归档内容上的多种应用程序
?用于内容发现的嵌入式全文索引、搜寻和检索
?可通过多重复制及以RAID-保护的储存设备来保护档案内容
?可支援系统的解释资料
?内容保密(可针对资料加密)