会议会务安排手册

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非常详细的公司会议会务安排规范手册
一、会议会务前的策划工作
决定召开会议后,应做好会议前的各项策划工作,包括:
1、商定与会人员范围(含嘉宾、领导、正式代表和列席代表)。
2、商定会议日程。
3、商定会场(含讨论地点)和会议住地的安排及讨论分组原则。
4、商定会议文件材料的起草和印发工作。
5、商定会议报名和签到事项。
6、商定参观点的安排。
7、商定奖品、证书的发放安排或纪念品、奖品、证书的购买和制作工作。
8、商定新闻报道的有关事宜。
二、会议会务有关问题的请示
根据协调情况,提出关于会议有关具体问题的请示,即会务安排工作方案,报党、校办主任审核。请示包括以下内容:
1、会议的名称、时间、地点和主题。
2、出席会议的人员范围。
3、会议的议程、日程安排方案,会议主持人、讲话人、发言人建议名单。
4、会场的布置和座位(含主席台)安排原则。
5、分组讨论的编组原则和召集人建议名单。
6、会议文件材料(含主持词、大会发言稿、参阅材料)的起草、审批、印发的原则。
7、奖品、证书的安排发放(含纪念品、奖品、证书的购买或制作要求)。
8、会议合影、参观的组织安排。
9、与会人员请假的原则。
10、新闻报道的原则。
11、与会人员或来宾的接待及食住行安排原则。
三、会议会务的通知
1、全校性会议,通知以党委办公室、校长办公室名义发出。通知中应明确会议的时间、地点、主题、参加会议人员范围、请假要求、签到的时间和地点等。如召开视屏会议,通知中应明确在主会场、分会场参加会议的有关事项。
2、校外会议,邀请函以广东外语外贸大学或广东外语外贸大学校友总会名义发出。邀请函中应明确会议的时间、地点、主题、报名要求、签到的时间和地点等。邀请函需附回执。
3、会前适当时间,应向校领导发出《校领导公务活动安排》,明确会议时间、地点、与会人员范围、日程安排,每一节大会的程序(由谁主持、谁讲话、谁发言,是否安排与会议代表合影,是否安排颁奖等),领导到达会场的时间,着装要求等等。
四、会议会务前的有关准备工作
1、召开筹备会,召集相关人员布置具体工作。
2、制作会议证件。
3、制作横幅、背景板、欢迎牌和引导牌。
4、排出会场(含主席台)座位图。
5、制作照相站位图,并通知摄影师。
6、收集和整理与会人员出席情况,重点是落实校领导出席会议的情况。
7、提出分组讨论的具体名单(含召集人),安排小组讨论会议地点。
8、打印姓名牌,布置会场。
9、检查会议文件材料的印发情况和主持词、发言稿的准备情况。
10、检查会议纪念品或奖品、证书的制作情况,包括奖品、证书的递送组织情况。
11、制作外地来宾的车辆接送安排表及会务用车安排表。
12、落实会议期间的用餐安排。
13、合成《会议须知》,报党、校办主任审定。
《党领导公务活动安排》式样:
上海嘉定党校2012发展战略研讨会暨委员会扩大会议
根据学校的工作安排,“2012学校发展战略研讨会暨党务委员会扩大会议”定于2012年1月9日至11日召开。
会议议题:1.开拓视野,更新观念,进一步提高我校教育教学管理水平;2.学科建设和研究生教育。
与会人员范围:领导、校务委员、各学院(部)院长(主任)、党总支书记,各科研、教辅、机关单位主要负责人,共约88人。
着装要求:参加大会时,请领导同志着西装。
附:日程安排
五、会议会务报到
1、按照会议报到时间,提前30分钟到达现场,检查工作人员到达情况,组织协调报到工作。
2、与会人员报到时,应在签到后再发给会议证件,凭会议证件办理其他报到手续。
六、会议会务期间的服务工作
1、每节大会前,提前40分钟到达会场,检查会场的各项准备情况 (会议中需播放国歌、国际歌、颁奖音乐的应监听) 。
2、做好会场内外、领导休息室的引导工作。
3、负责与会人员在会场的报到工作,根据报到情况及时清点到会人数。
4、掌握主要领导到达会场时间并注意迎候,领导到达后,引导领导进入休息室。
5、会前3分钟开始整理会场,提醒与会同志尽快入座,并关闭手机。
6、会场整理好后,向党、校办主任报告,于会前1分钟协助党、校办主任引导主要领导到会场指定位置就座。
6、开会期间,做好会场内外的值班工作,及时办理领导交办的事项并做好会议记录,做好颁奖时的有关引导工作。
7、分组讨论,应安排工作人员提前20分钟到各讨论点检查会场的准备情况,做好引导工作。
8、如安排合影,请注意提前安排场地,了解摄影师的到位情况,搜会网拥有专业资深的集体照摄像师可以为您解决合影问题。
七、会议会务后的整理工作
1、每节会议结束后,及时检查会场,注意收集与会人员遗漏的文件或其他物品并尽快转交有关同志。
2、及时收集会议有关资料,整理后归档,保存为电子文档和打印材料各一份。
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