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文档管理的最佳之道

从政府文件、企业工程图纸、标准操作程序到销售展示，各类文档对政府、公司的平稳有效运行是至关重要的。在日常办公生产中，随着文档的大量增加，随着文档在多个用户间流转的需求越来越多，文档的管理和控制成为企业管理中的一个重要问题；而由于文档的丢失、泄密或版本控制的混乱造成的商业损失越来越成为企业发展过程中的暗礁；

你是否在办公中经常遇到以下的问题？

※由于文档的丢失，不得不把工作重做一遍？
　　※设计了一份图纸，在电脑里保存了十多个版本，可谁知道上周客户确认的是哪个版本？再上周确认的呢？
　　※有过由于硬盘损坏或感染病毒而丢失大量重要文档的经历吗？
　　※怕文档丢失，你每隔两天备份一次？可公司内所有人都在备份吗？如果不是，客户名录丢失了怎么办？
　　※经常会忘记上周客户发来的邮件附件名称是什么吗？放在哪里了呢？
　　※电脑上建了一层又一层的目录来分类存储文档，可去年客户发来的质检报告放在哪个目录下呢？
　　※有许多客户报价文档，想在管理层内共享，可又不希望其他员工看到？怎么办？
　　※起草了一个新的项目规划，发给了市场部，开发部，售后服务部的20多人，可这会突然要做修改，怎么办？再每人发一遍吗？有没有遇到过同事拿着老版本的规划书来和你对质，让你万般无奈？
　　※市场部和开发部的三个同事共同起草一份文件，每人都有十个版本，而且每个版本都不一样，怎么办？
　　※想看看一年前的一份文件，可不知道这会藏在谁的电脑上的哪个目录下，也不记得文件名是什么，怎么办？
　　※员工要离职啦，做了大量的交接工作，可还是有许多重要文件不知了去向！

文档是企业的知识财富和智利资源的最为重要的载体；对文档的管理也是对公司重要财富的管理，管理好文档就能够管理好公司的知识财富，能够使其保值升值；